Gestão de Projetos

Projeto é um conjunto de tarefas realizadas num período específico a fim de alcançar objetivos pré-estabelecidos. Pode-se dizer, com as devidas ressalvas, que praticamente todas as organizações nasceram a partir de projetos e/ou necessitam de projetos para se expandir. A Gestão de Projetos, por sua vez, constitui no conjunto de conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas utilizadas para iniciar, planejar, executar, monitorar e encerrar um projeto. É cada vez mais essencial para o sucesso organizacional. Dessa forma, o presente texto tem como objetivo analisar as principais características e estratégias de gestão de projetos.

Uma forma de compreender os projetos é diferenciando-os das operações. Operações são trabalhos contínuos e constantes, que visam sustentar uma organização indefinidamente. Já os projetos são atividades únicas que visam um resultado específico. As organizações, durante sua existência, executam constantemente operações e realizam, periodicamente, projetos para manter e/ou se expandir. As empresas, por exemplo, geralmente nascem a partir de um projeto, descrito em um plano de negócios, que prevê também suas operações básicas. Uma vez estabelecidas, as empresas também costumam desenvolver projetos, como a ampliação de uma instalação, o desenvolvimento de um novo produto, entre outros (CHIAVENATO, 2020).

Os projetos, no entanto, não se limitam ao setor empresarial, sendo comuns também no âmbito público, nas organizações sem fins lucrativos e, inclusive, na vida pessoal. Alguns exemplos de projetos são: Construção de uma casa; Desenvolvimento de um software; Organização de um evento; Construção de um móvel sob encomenda; Implantação de uma nova linha de produção na fábrica; e Realização de uma viagem. As principais características dos projetos são (CHIAVENATO, 2020):

1. Temporários: projetos possuem começo e fim previamente definidos. A temporariedade do projeto não significa curta duração, pois muitos projetos se estendem por anos, a exemplo da construção de uma hidrelétrica. Mas em todos os casos, sua duração é finita. 

2. Únicos: projetos viam a entrega de um produto exclusivo de Valor. Nesse sentido é importante diferenciar valor de preço. Preço é quanto custa, em dinheiro, a aquisição de um bem ou serviço. É objetivo. Valor é o quanto realmente vale para o cliente. É subjetivo. A ideia é que ao longo das etapas de desenvolvimento de um projeto, ocorra o processo de agregação de valor do produto a ser entregue ao cliente.

3. Progressivos: projetos são elaborados em etapas, a exemplo da matriz curricular de um curso profissionalizante ou de graduação, a qual os discentes possuem um “caminho” definido previamente.

4. Sistêmicos: projetos podem ser implantados em todos os níveis organizacionais – estratégico, táticos e operacionais.

Os projetos podem ser agrupados em programas e/ou portifólio. Os Programas são conjuntos de projetos interdependentes, de modo que não é possível alcançar os resultados almejados se cada um for gerenciado separadamente. Os Portifólios são conjuntos de programas e projetos (CHIAVENTAO, 2020).

A principal referência global para a gestão de projetos é o Guia PMBOK, elaborado pelo PMI (Project Mangement Institute – Instituo de Gestão de Projetos), com primeira edição em 1996. Atualmente, o guia está na sua 7ª Edição (PMI, 2021) e parte dos princípios de que os projetos são divididos em processos, e esses, por sua vez, podem ser agrupados em 10 áreas e 5 grupos. As 10 áreas são:

1. Integração: visa a gestão holística do projeto, de modo que suas partes não sejam geridas isoladamente

2. Escopo: é o que deve ser feito, conforme os limites do projeto (o que está e o que não está incluso);

3. Cronograma: trata da gestão do tempo nas atividades do projeto

4. Custo: visa a otimização dos custos financeiros e materiais para evitar desperdício, calculando o orçamento para cada processo

5. Qualidade: trata do resultado, em função das expectativas e padrões de qualidade vigentes

6. Aquisição: trata do relacionamento com fornecedores e aquisições de insumos, feitas via contratos.

7. Gestão de Pessoas: constitui a gestão dos colaboradores do projeto

8. Comunicação: cuida do plano de comunicação do projeto e monitora o fluxo de entradas e saídas de mensagens e comunicados

9. Riscos: identifica e mitiga os eventos (riscos) que podem afetar negativamente o projeto

10. Stakeholders (partes interessadas): trata do diálogo entre: 1. Gestores Estratégicos e Táticos; 2. Patrocinadores; 3. Fornecedores e Distribuidores; 4. Colaboradores; 5. Poder Público; 6. Clientes; 7. Sociedade e Comunidade.

Quanto aos grupos, o Guia PMBOK (PMI, 2021) define cinco; iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento. Esses grupos são também denominados de fases ou ciclos de vida de projetos. Durante o projeto, dois ou mais grupos se desenvolvem de forma paralela: no que tange o projeto começar pela iniciação, o planejamento, o controle e a execução são implementados antes mesmo de findar a iniciação; e o grupo de encerramento se inicia antes de findar o planejamento e o controle.

O grupo de iniciação engloba o desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto (TAP) (área de integração) e a identificação das partes interessadas (área de stakeholders). O TAP deve conter elementos básicos como nome do projeto, nome dos autores, gerente, patrocinadores, justificativa, objetivo, escopo, tempo e custos estimados, riscos iniciais, metas e indicadores de desempenho.

O grupo de planejamento engloba processos em todas as 10 áreas, com destaque para: o desenvolvimento do Plano de Gerenciamento do Projeto (área de planejamento) e a criação da Estrutura Analítica do Projeto – EAP (área de escopo). O grupo de execução é compostos por processos associados a implementação do projeto propriamente dita, incluindo áreas da integração, qualidade, recursos humanos, comunicação, aquisições e stakeholders. O grupo de controle abrange processos em todas as áreas e trata do acompanhamento da execução, sempre comparando-a com o que foi previsto no planejamento. Por fim, no grupo de encerramento inclui o término do projeto (área de integração) e das aquisições (área de aquisições).

É comum que o desenho de uma matriz sintética, com os grupos no eixo horizontal e as áreas no eixo vertical, com os diversos processos de gestão de projetos inseridos nas células. Tal visão sistêmica é adotada por organizações de referência no mundo e tem uma grande importância num ambiente cada vez mais competitivo.

Desta forma, conclui-se que a Gestão de Projetos possui um papel crítico em qualquer organização, pois todas lidam, em determinados momentos, com a implementação de projetos. Um projeto bem gerenciado pode ajudar a melhorar a eficiência operacional, aumentar a satisfação do cliente e melhorar a reputação da organização. A boa gestão, conforme o Guia PMBOK de 2021, é feita a partir do agrupamento dos processos de projeto em 10 áreas e 5 grupos, implantados concomitantemente.

Referências

ALVES, F. TRF4 – Comentários PMBOK e ITIL – Analista Infraestrutura. 2019. Disponível em: https://www.estrategiaconcursos.com.br/blog/trf4-comentarios-pmbok-e-itil-analista-infraestrutura/. Acesso em 18 jan. 2023.

CHIAVENATO, I. Gestão de pessoas: o novo papel dos recursos humanos nas organizações. 4. ed. Barueri-SP: Manole. 2014.

CHIAVENATO, I. Introdução à Teoria Geral da Administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações. 10ª Ed. São Paulo: Elsevier Editora Ltda. 2020. 392p.

EUAX. EAP (Estrutura Analítica do Projeto): o que é, como fazer e qual a diferença entre EAP e cronograma. 2018. Disponível em: https://www.euax.com.br/2018/12/eap-estrutura-analitica-projeto/. Acesso em 14 jun. 2023.

EVOLLUTA. Gestão de Projetos 01 – Fases de um Projeto. YouTube, 23 jan. 2020. Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=uyCb28KMkzI. Acesso em 22 fev. 2023.

KEELING, Ralph; BRANCO, Renato Henrique Ferreira. Gestão de projetos: uma abordagem global. 3. ed. São Paulo: Saraiva, 2018. 320p.

OLIVEIRA, K. Gerenciamento de Projetos – Aula 05 – Monitoramento e controle do projeto. YouTube, 2018. UNIVESP. Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=tuaHx_zzNeQ&t=742s. Acesso em 18 jan. 2023.

PMI. Project Management Institute. Guia PMBOK. São Paulo: PMI, 2021.